การรับรองเอกสารของโปแลนด์เพื่อนำไปใช้ในประเทศไทย

1. ข้อมูลทั่วไป

• การนำเอกสารจากโปแลนด์ไปใช้ในประเทศไทย (เช่น การนำทะเบียนสมรส/ทะเบียนหย่าของโปแลนด์ ไปแจ้งบันทึกฐานะทางครอบครัว/เปลี่ยนนามสกุลตามสามีหลังการสมรส หรือกลับไปใช้นามสกุลเดิมหลังการหย่า ที่เขต/อำเภอในประเทศไทย) จะต้องผ่านการรับรองเอกสารตามขั้นตอนของกฎหมายโปแลนด์และกฎหมายไทยก่อน ทั้งนี้ เป็นไปตามแนวปฏิบัติสากลที่มีไว้เพื่อประกันว่า เอกสารที่ออกให้โดยประเทศหนึ่งมีความถูกต้องแท้จริง และสามารถใช้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงได้ตามกฎหมายของอีกประเทศหนึ่ง
• โดยทั่วไป เอกสารจากโปแลนด์ที่จะนำไปใช้ที่ไทยได้ตามกฎหมาย จะต้องผ่านการรับรองโดยอย่างน้อย 4 หน่วยงาน เป็นทอด ๆ ไป ตามลำดับ ดังนี้ 
  • หน่วยงานที่ตั้งอยู่ในโปแลนด์ (3 หน่วยงาน)
    • 1. หน่วยงานชั้นต้นของโปแลนด์ (อาจมีมากกว่า 1 แห่ง)
    • 2. กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์ (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่หน่วยงานชั้นต้น)
    • 3. สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงวอร์ซอ (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์)
  • หน่วยงานที่ตั้งอยู่ในประเทศไทย (1 หน่วยงาน)
    • 4. กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย ที่กรุงเทพฯ (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงวอร์ซอ)
• หน่วยงานโปแลนด์ (ทั้งหน่วยงานชั้นต้น และกระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์) จะรับรองเฉพาะเอกสารต้นฉบับเท่านั้น 

-----------------------------------------

2. เงื่อนไข

• สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงวอร์ซอ จะรับรองเฉพาะเอกสารที่ผ่านการรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์แล้วเท่านั้น โดยเป็นการรับรองว่า ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์ที่ปรากฏบนเอกสาร เป็นลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้นั้นจริง
• ค่าธรรมเนียม 80 สว้อตตี้ ต่อการรับรอง 1 รายการ (1 ตราประทับ) (ชำระเป็นเงินสดเท่านั้น)

-----------------------------------------

3. ขั้นตอนการรับรองเอกสารโปแลนด์เพื่อนำไปใช้ในประเทศไทย

*ขั้น 1 รับรองโดยหน่วยงานชั้นต้น*
นำเอกสารตัวจริงไปรับรองกับหน่วยงานที่กำกับดูแลของโปแลนด์ก่อน เพื่อให้หน่วยงานนั้นรับรองลายมือชื่อหรือตราประทับของผู้ออกเอกสารรับรองให้ถูกต้องตามขั้นตอนของกฎหมาย กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับกรณีที่ต้องแปลเอกสารภาษาโปลิชเป็นภาษาอังกฤษ ที่ https://www.gov.pl/web/diplomacy/certification-of-documents 

*ขั้น 2 รับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์*
นำเอกสารที่ผ่านการรับรองตามขั้นที่ 1 แล้ว นำเอกสารไปให้กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์รับรอง 

*ขั้น 3 แปล*
แปลเอกสารเป็นภาษาไทย โดยให้ผู้แปลระบุชื่อ-นามสกุลของตน พร้อมเซ็นกำกับคำแปลเอกสารดังกล่าวเพื่อรับผิดชอบต่อการแปลของตน / ผู้แปลเอกสาร มิได้จำกัดว่า ต้องเป็นบริษัทหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งแปล และสถานเอกอัครราชทูตฯ มิได้รับรองงานแปลเฉพาะของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง 

หมายเหตุ: กรณีแปลเอกสารด้วยตนเอง โดยมิได้จ้างบริษัทแปล พึงระวังเรื่องการสะกดชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ ให้ตรงกับเอกสารต้นฉบับ และให้ตรงกับการสะกดชื่อที่หน่วยงานภาครัฐได้กำหนด เพื่อป้องกันปัญหาข้อขัดข้องเมื่อไปยื่นเรื่องที่สำนักงานทะเบียนในประเทศไทย

*ขั้น 4 รับรองโดยสถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงวอร์ซอ*
นำเอกสารตัวจริงที่ผ่านการรับรองตามขั้นที่ 2 แล้ว พร้อมคำแปล มายื่นที่สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงวอร์ซอ ตามขั้นตอนในข้อ 3 ด้านล่าง เพื่อ
(1) รับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์ ในเอกสารตัวจริง
(2) รับรองคำแปลภาษาไทย (สถานเอกอัครราชทูตฯ จะรับรองว่า "ได้รับทราบแล้ว" หรือ "seen at" เท่านั้น โดยจะไม่รับรองความถูกต้องของข้อความในเอกสารดังกล่าว)

*ขั้น 5 รับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรุงเทพฯ*
เมื่อเดินทางกลับประเทศไทย ให้นำเอกสารที่ผ่านการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตฯ ตามขั้นที่ 4 แล้ว ไปรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (เลขที่ 123 ถนนแจ้งวัฒนะ เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210 โทร. 02-9817171-99) ซึ่งจะเป็นการรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กงสุลของสถานเอกอัครราชทูตฯ ตามตัวอย่างลายมือชื่อที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ได้รับจากสถานเอกอัครราชทูตฯ

*การนำเอกสารไปใช้*
เอกสารที่ผ่านการรับรองโดยกรมการกงสุลแล้ว ถือว่าครบกระบวนการรับรองเอกสาร สามารถนำไปใช้ยื่นที่เขตหรืออำเภอเพื่อประกอบการขอบันทึกฐานะครอบครัวในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ในการแก้ไขนามสกุลตามสามีหลังสมรส หรือหลังหย่า หรือเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านต่อไป

-----------------------------------------

3. การขอรับบริการรับรองเอกสารที่สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงวอร์ซอ

3.1 นัดหมายเพื่อยื่นคำร้อง

• กรุณานัดหมายเพื่อยื่นคำร้องขอทำหนังสือเดินทาง ทางอีเมล [email protected] หรือทาง Facebook Messenger ที่เพจ Royal Thai Embassy, Warsaw Poland
• สถานเอกอัครราชทูตฯ เปิดรับคำร้องหนังสือเดินทาง จันทร์ พุธ ศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดราชการ) เวลา 10:00-12:00 น. และ 13:00-15.00 เฉพาะผู้ที่นัดหมายล่วงหน้าเท่านั้น 

3.2 เตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำร้อง ให้ครบถ้วน ดังนี้

1. ใบคำร้องที่กรอกเสร็จแล้ว ดาวน์โหลดใบคำร้อง คลิกที่นี่
2. เอกสารที่ต้องการให้รับรองตัวจริง และคำแปล พร้อมสำเนา 1 ชุด
3. ค่าธรรมเนียม 80 สว้อตตี้ ต่อการรับรอง 1 รายการ (1 ตราประทับ) (ชำระเป็นเงินสดเท่านั้น)

-----------------------------------------

การรับรองเอกสารไทยที่จะไปใช้ในโปแลนด์ หรือยูเครน 

• เอกสารไทยที่ออกโดยหน่วยงานรัฐ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเอกสารเกี่ยวกับงานทะเบียนราษฎร์และทะเบียนครอบครัว (ทะเบียนสมรส สูติบัตร มรณบัตร ทะเบียนหย่า ใบสำคัญการสมรส ใบสำคัญการหย่า ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ใบเปลี่ยนชื่อ ใบเปลี่ยนนามสกุล หนังสือรับรองความเป็นโสด ฯลฯ) ที่จะนำมาใช้ในโปแลนด์/ยูเครนนั้น ผู้ร้องจะต้องนำเอกสารภาษาไทย (ตัวจริง) ไปที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เพื่อรับรอง จากนั้นจึงนำไปแปลเป็นภาษาอังกฤษ แล้วนำไปให้สถานทูตโปแลนด์/ยูเครนประจำประเทศไทยรับรองก่อนนำมาใช้ในโปแลนด์/ยูเครนต่อไป
• กระทรวงการต่างประเทศโปแลนด์/ยูเครนจะรับรองเฉพาะเอกสารตัวจริงเท่านั้น ซึ่งในทางปฏิบัติ เอกสารบางฉบับ ทางการไทยจะออกเอกสารฉบับจริงให้ผู้ร้องเพียงครั้งเดียวเท่านั้น (ใบสำคัญการสมรส ใบสำคัญการหย่า ใบเปลี่ยนชื่อ ชื่อสกุล) ยกเว้นเอกสารบางรายการที่สำนักงานทะเบียนจะออกเอกสารรับรองรายการเอกสารดังกล่าว (รายการทะเบียนราษฎร ทร 14/1 หรือ สูติบัตร ที่จะออกเป็นหนังสือรับรองการเกิด)